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山口県下関市の社会保険労務士事務所 (特定社労士)(宇部 福岡県 北九州市)

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マイナンバー対応対策

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(個人番号、対応、対策、代行、セミナー、安全管理措置、業務マニュアル、下関市、山口県、北九州市)

マイナンバー(個人番号)制度開始に際して対応すべきこと

 平成27年10月より、個人番号の通知が始まり、平成28年1月よりマイナンバー制度が開始されます。多くの事業所では、

「何から手を付けたら良いのか分からないのが現実」
だと思います。

まずは、マイナンバー制度導入までのスケジュールを確認する必要があります。

マイナンバー制度導入までのスケジュール(会社実務に関わるもの)
  1. H27.10~ 全国民へ通知カードを発送、法人企業へ法人番号を通知
  2. H28.1 ~ マイナンバー制度の開始
  3.       ~ 個人番号カードの発行開始(申請主義)
  4.       ~ 労働保険(雇用保険、労災保険)、税務書類へマイナンバー記載
  5. H29.1 ~ 社会保険(健康保険、厚生年金)書類へのマイナンバー記載
  6.       ~ 国の機関間での情報連携開始
  7. H29.7 ~ 地方公共団体・医療保険者等の情報連携開

 上記の通知カード、個人番号カード、マイナンバー制度の開始が、会社実務と密接に関わってきます。本年10月までに対応すべきこと来年1月から対応すべきことの、2つの大きなタイミングがあります。

会社がすべきマイナンバー制度の対応事項
  1. マイナンバー制度及び実務の理解(経営陣、実務担当者)
  2. 一般社員に対する周知、啓蒙、教育
  3. 4つの安全管理措置(組織的、人的、物理的、技術的の4つの措置)
  4. 基本方針、取扱規程の策定(業務マニュアル、チェックリスト、就業規則)
  5. マイナンバー制度に関わる対象業務の洗い出し(労働保険、社会保険、税務)
  6. 個人番号の収集、保管、廃棄時における運用ルールづくり
  7. システム等の対応

 マイナンバー制度の対応実務は、企業規模(社員の人数、支店の数)、取扱担当者の属性(経営者親族か否か)により、対応すべき内容が違ってきます。要するに、悪意をもってマイナンバーを流出させる可能性がゼロではない者が「マイナンバー取扱担当者」になるか、更には複数人いるのかによって、企業のマイナンバーに対するリスクレベルが変わってくるということです。
 最大のポイントは、このマイナンバー取扱担当者を最少人数に絞ることが、会社のリスクレベルを下げることになります。

マイナンバー実務対応セミナー、従業員教育、勉強会

マイナンバーセミナー(勉強会、研修、講習)の実績(山口県、下関市)
  1. 下関商店街連合会
  2. 下関商工会議所 女性会
  3. 下関商工会議所 経営指導員向け
  4. 下関法人会 北浦支部
  5. 連合山口・西部地域協議会
  6. 下関税務署管内税務団体協議会
  7. 下関法人会 長府支部
  8. 下関法人会 西部・中部支部
  9. 下関商工会議所 会員向け

マイナンバーセミナー(勉強会、研修、講習)を承っております。マイナンバー制度は、大きく分けて、
(1)社会保障・制番号制度、いわゆる、個人番号制度
(2)公的個人認証サービスの民間開放によるサービス拡大

2本立てで構成されています。報道、書籍によっては、ここが混同されているケースが目立ちます。企業実務で重要なのは、(1)個人番号制度の対応です。4つの安全管理措置として

(Ⅰ)組織的安全管理措置
(Ⅱ)人的安全管理措置
(Ⅲ)物理的安全管理措置
(Ⅳ)技術的安全管理措置

の4つの対応が、特定個人情報保護委員会からガイドラインで示されています。

このガイドラインの水準が高く、中小企業(100人未満)では、特例が認められています。企業によっても対応レベルは、様々です。要は、「身の丈にあった対応」をすることが、マイナンバー対応実務で重要なことになります。
 また、法人番号も同時にスタートしましたが、企業に与える影響はかなり大きいと思われます。セミナーでは、このあたりを詳しくお話ししたいと考えております。

マイナンバーに関する対応可能業務(取得~廃棄まで)

個人番号(マイナンバー)を自社にて、収集・保管することになれば、企業は、情報漏洩対策をしっかりと構築する必要があります。人手もコストもかかりますが、それで情報漏洩リスクがゼロになるわけではありません
 弊所では、この煩わしいマイナンバー管理業務を手続き業も併せて請け負うサービスを開始しました。勿論、リスク管理も丸投げが可能です。マイナンバー制度に関する各種質問への対応も承っております。

1. 紙媒体による個人番号の取得・本人確認から廃棄管理

従業員の個人番号の取得を、本人確認を含め代行します。本人確認は、なりすましを防ぐ重要な業務です。番号確認と身元確認をおこない、その後クラウドにて保管を行います。

2. クラウドシステムでの厳格な管理

弊所では、紙ベースの保存は行いません。法定保存期間までの保存義務があり、膨大な量になるからです。信頼おけるクラウド管理業者の管理のもと、個人番号の廃棄管理もしっかりサポートします。

3. 個人番号の必要な行政書類の作成

社会保険、労働保険等の手続きにおいて、個人番号の必要な書類の作成を代行します。給与計算を受託であれば、源泉徴収票等の法定調書の作成も行います。

4. 作成した行政書類の提出代行(電子申請を含む)

個人番号が記載された行政書類の提出代行を行います。年金事務所、協会けんぽ、ハローワーク(職安)、労働基準監督署、税務署、市役所等が、主な行政機関となります。

マイナンバーを管理する際に生じるリスク

 会社は、従業員(パートタイマー、アルバイト、契約社員、臨時社員を含む)及びその扶養親族、さらには外部関係者(支払調書が作成必要な税理士・社会保険労務士を始めとする士業、個人の不動産オーナー等)から、マイナンバー(個人番号)を取得し、特定個人情報保護委員会作成の「ガイドライン」に準拠した安全管理措置を実施する必要があります。

1. マイナンバーの取得

・個人番号の取得漏れ
・個人番号の漏洩
・本人確認書類の漏洩

2. マイナンバーの保管

・紙ベースでの管理から生じる漏洩リスク
・デジタルデータ管理から生じる漏洩リスク

3. マイナンバーの利用・提供

・個人番号の利用は、手書きなのか、システムを利用するのか否かで漏洩リスク対策が違ってきます。
・個人番号の提供は、届出手段により漏洩リスク、対応コストが違ってきます。

4. マイナンバーの廃棄

・個人番号の保管が不要になった従業員等の管理漏れリスク
・個人番号の法定保存期間以上、廃棄されないリスク

業務対応地区

【中国地方】-山口県広島県、岡山県、島根県、鳥取県

【九州地方】福岡県大分県熊本県、長崎県、佐賀県、鹿児島県、宮崎県、沖縄県

【四国地方】-愛媛県、香川県、高知県、徳島県

※ただし、下記の業務は全国対応が可能です。

【労働トラブル対応・解決業務】

  • 労働基準監督署の対応
  • 合同労組・ユニオン・労働組合の対応
  • 未払い残業代請求対策対応
  • セクハラ、パワハラ対応

【トラック運送業の賃金制度】

  • 2024年問題の対応・対策
  • 労働時間管理構築
  • 未払い残業代対策
  • 賃金制度構築(歩合給、固定残業)
  • 働き方改革の実務対応

【就業規則の作成・変更・見直し】

  • 固定・定額残業制度の導入
  • 退職金制度の設計

【労務監査(M&A合併を含む)】

  • 労働条件審査、セミナー講師
  • M&A合併、事業譲渡

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