労働問題のことなら、労働基準監督署の是正勧告の対応、合同労組・ユニオンの対応などを数多く手掛ける山口県下関市の「赤井労務マネジメント事務所」にお任せを!
(個人番号、対応、対策、代行、セミナー、安全管理措置、業務マニュアル、下関市、山口県、北九州市)
平成27年10月より、個人番号の通知が始まり、平成28年1月よりマイナンバー制度が開始されます。多くの事業所では、
「何から手を付けたら良いのか分からないのが現実」
だと思います。
まずは、マイナンバー制度導入までのスケジュールを確認する必要があります。
上記の通知カード、個人番号カード、マイナンバー制度の開始が、会社実務と密接に関わってきます。本年10月までに対応すべきこと、来年1月から対応すべきことの、2つの大きなタイミングがあります。
マイナンバー制度の対応実務は、企業規模(社員の人数、支店の数)、取扱担当者の属性(経営者親族か否か)により、対応すべき内容が違ってきます。要するに、悪意をもってマイナンバーを流出させる可能性がゼロではない者が「マイナンバー取扱担当者」になるか、更には複数人いるのかによって、企業のマイナンバーに対するリスクレベルが変わってくるということです。
最大のポイントは、このマイナンバー取扱担当者を最少人数に絞ることが、会社のリスクレベルを下げることになります。
マイナンバーセミナー(勉強会、研修、講習)を承っております。マイナンバー制度は、大きく分けて、
(1)社会保障・制番号制度、いわゆる、個人番号制度
(2)公的個人認証サービスの民間開放によるサービス拡大
の2本立てで構成されています。報道、書籍によっては、ここが混同されているケースが目立ちます。企業実務で重要なのは、(1)個人番号制度の対応です。4つの安全管理措置として
(Ⅰ)組織的安全管理措置
(Ⅱ)人的安全管理措置
(Ⅲ)物理的安全管理措置
(Ⅳ)技術的安全管理措置
の4つの対応が、特定個人情報保護委員会からガイドラインで示されています。
このガイドラインの水準が高く、中小企業(100人未満)では、特例が認められています。企業によっても対応レベルは、様々です。要は、「身の丈にあった対応」をすることが、マイナンバー対応実務で重要なことになります。
また、法人番号も同時にスタートしましたが、企業に与える影響はかなり大きいと思われます。セミナーでは、このあたりを詳しくお話ししたいと考えております。
個人番号(マイナンバー)を自社にて、収集・保管することになれば、企業は、情報漏洩対策をしっかりと構築する必要があります。人手もコストもかかりますが、それで情報漏洩リスクがゼロになるわけではありません。
弊所では、この煩わしいマイナンバー管理業務を手続き業も併せて請け負うサービスを開始しました。勿論、リスク管理も丸投げが可能です。マイナンバー制度に関する各種質問への対応も承っております。
従業員の個人番号の取得を、本人確認を含め代行します。本人確認は、なりすましを防ぐ重要な業務です。番号確認と身元確認をおこない、その後クラウドにて保管を行います。
弊所では、紙ベースの保存は行いません。法定保存期間までの保存義務があり、膨大な量になるからです。信頼おけるクラウド管理業者の管理のもと、個人番号の廃棄管理もしっかりサポートします。
社会保険、労働保険等の手続きにおいて、個人番号の必要な書類の作成を代行します。給与計算を受託であれば、源泉徴収票等の法定調書の作成も行います。
個人番号が記載された行政書類の提出代行を行います。年金事務所、協会けんぽ、ハローワーク(職安)、労働基準監督署、税務署、市役所等が、主な行政機関となります。
会社は、従業員(パートタイマー、アルバイト、契約社員、臨時社員を含む)及びその扶養親族、さらには外部関係者(支払調書が作成必要な税理士・社会保険労務士を始めとする士業、個人の不動産オーナー等)から、マイナンバー(個人番号)を取得し、特定個人情報保護委員会作成の「ガイドライン」に準拠した安全管理措置を実施する必要があります。
・個人番号の取得漏れ
・個人番号の漏洩
・本人確認書類の漏洩
・紙ベースでの管理から生じる漏洩リスク
・デジタルデータ管理から生じる漏洩リスク
・個人番号の利用は、手書きなのか、システムを利用するのか否かで漏洩リスク対策が違ってきます。
・個人番号の提供は、届出手段により漏洩リスク、対応コストが違ってきます。
・個人番号の保管が不要になった従業員等の管理漏れリスク
・個人番号の法定保存期間以上、廃棄されないリスク
【中国地方】-山口県、広島県、岡山県、島根県、鳥取県
【九州地方】-福岡県、大分県、熊本県、長崎県、佐賀県、鹿児島県、宮崎県、沖縄県
【四国地方】-愛媛県、香川県、高知県、徳島県
※ただし、下記の業務は全国対応が可能です。
【労働トラブル対応・解決業務】
【トラック運送業の賃金制度】
【就業規則の作成・変更・見直し】
【労務監査(M&A合併を含む)】