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クラウド型勤怠管理システムの導入支援

給与計算、ペーパーレス、電子申請、WEB明細、e-Gov

クラウド型勤怠管理システムの導入にあたって

最近増えているのが、「自社でクラウド型勤怠管理システムの導入を進めていたが、上手くいかず頓挫してしている」というお問い合わせです。その内容は、安価な費用で飛びついたが、各種設定に戸惑って、結局利用せず数ヶ月が経過しているパターンです。

 クラウド型と、オーダーメイド型における最大の違いは、「導入~運用の各種設定」を自社で行うか、システム業者に任せるかによります。もちろん、クラウド型は自社ですべてを行う必要があります。

 さまざまな業種、職種、勤務形態の会社が利用されることを想定してシステムが作られているので、自社の判断で機能の取捨選択をする必要があります。塗り絵を完成していくようなイメージでしょうか。絵の輪郭は用意されているが、各パーツを何色にするかを選択して最終的に絵が完成するのと同じように、用意された機能を選択し各社各様のクラウド型勤怠管理システムを完成させます。

 塗り絵では絵に関する知識が無くても、感覚・直感でもさほど問題にはならないでしょうが、クラウド型では関連知識が必要となります。その知識は、「システム」に関する知識もさることながら、「労働基準法」を始めとする労働法の正しい理解が求められます。これ次第で、クラウド型の完成度が違ってきます。

 完成度の低いクラウド型のままで運用した場合では、出力される「勤怠データー」も信頼度の低いデーターとなります。その結果、正確な給与計算結果が得られず、社員の不信感、計算のやり直しが生じます。

 さらには、正確な残業時間が拾えないことによる「未払い残業代」が発生することが、企業の大きなリスクとなってきます。残業代請求の消滅時効が5年(経過措置で3年)に延長されたインパクトは、企業経営(特に中小企業)の根幹を揺るがすものです。

なぜ、クラウド型の導入が多くの企業で進んでいるのでしょうか?

 やはり、コンプライアンス(法令遵守)の対応ではないでしょうか。
従来のタイムカードや自己申告制度の運用でも、勤怠データーの把握は可能です。
しかし、違うのは附帯する機能です。
下記にまとめてみました。

・データーの正確性自社における勤務実態を把握し、その実態をクラウド型に設定登録後、適切な運用を実施すれば勤怠データーの信頼性は高いものとなります。
・データー修正の柔軟性打刻忘れ、出張(直行直帰)、外部研修の参加等のイレギュラーな案件にも柔軟に対応できます。
・関連システムとの連動性給与計算ソフト、人事労務支援システムとの連動も、デジタルデーターなので、相性抜群です。
・モニタリングによる可視化

各人の残業時間の把握が給与計算期間の途中で、管理画面から確認が可能です。残業時間の上限規制(月45時間等)のチェックもシステムが自動管理し、要チェックの社員には、警告がシステムから伝えられます。

・勤怠集計にかける時間の短縮正しい設定登録、適切な運用であれば、あとはイレギュラーな案件のデーター修正を管理画面で行うだけで勤怠集計は終了します。設定登録、運用がキモになります。
・本社以外の遠隔地でも稼働クラウド型の強みの一つです。社員のスマートフォンが端末として利用もできますので、どこの場所にいても勤怠管理が可能です。支店、営業所、工場や、出張中の社員にも対応。
・有給休暇管理(おまけ機能)有給休暇の発生は入社日基準で発生しますので、管理が大変です。中小企業の殆どは中途採用ですので尚更です。クラウド型では、設定登録さえ間違えなければ自動で管理をしてくれます。さらには、5日取得義務の法制化にも対応済みで、5日未取得者には事前に警告が発せられ、「うっかり忘れ」の防止に役立つ嬉しい機能も。

クラウド型勤怠管理システムの導入支援サービス

 クラウド型勤怠管理システムは、契約日から則運用という訳にはいきません。「システムの設定」と、「記録端末の選択及び設定」が必要とされるからです。

タイムカードであれば、取説を見て注意事項を確認、そして多少の設定を行えば納入日から運用は可能でしょう。
出社時刻、退社時刻を記録するのが主目的ですから、機能は絞られシンプルです。

クラウド型は、タイムカードでは判別できない労働時間の処理をシステムで行い、そのデーターを「給与計算ソフト」で利用できるようにするのが主目的となります。なるべくシステムで「自動処理」の工数を増やすには、一手間掛ける必要があります。この一手間が、システムの機能を最大限に引き出し、事務作業の効率化に寄与することになります。

 システムの導入には、以下に掲げる知識・スキルが一定程度必要とされています。

(1)勤怠管理システムの知識

 クラウド型のシステムを理解する必要があります。システムとは言っても、ソフトウェアの知識は必要ありません。「全体像」と、各ステージにおける「基本機能」の理解が重要となります。基本的なシステム構造は各ベンダーにおいて大きな違いはありませんが、「クセ」、「未対応」の確認は必須です。

 特に未対応のところは、人が処理することになりますので、「システムが処理したデーター」と「人が修正・関与したデーター」を上手く繋ぎ合わせる工程が必要になります。この工程が少ないほど勤怠集計の作業効率が高まります。その為には、自社の勤務体系をシンプルにすることが最優先順位となります。

(2)労働基準法の知識

 システムの機能の取捨選択時においては、労働基準法の知識は必須になります。自社の勤務体系をシステムに合わせるには、現在の労働時間制度、休日の取り扱いがどうなっているのか、現状のままでいいのか、変えるとすればどう変更するのか、効率性、法的視点も踏まえて検討する必要があります。法的視点はコンプライアンス上重要で、ここを疎かにすると、思わぬところで未払い残業代が発生することにもなりかねません。

(3)給与計算実務の知識

 勤怠管理システムが集計した勤怠データーを給与計算ソフトに流用することになります。給与計算においては、2つの知識が求められます。まず一つ目が、給与計算ソフトの知識です。これはベンダーによって違いはありますが、考え方は基本的には同じです。

 二つ目が、前項と重なる部分ですが「労働基準法」の知識です。ソフトの機能の取捨選択をする際には、その判断の根拠となるものが労働基準法になるからです。曖昧な知識のままでは、自社の勤務実態にあった正しい設定が行えず、結果として法違反となります。

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・・・ヒアリング(現状把握)
  • 労働時間制度
  • 労働時間管理の方法
  • 給与計算の方法およびソフト
  • 就業規則
  • 賃金規程
  • 組織図(拠点、雇用形態)
  • 就業パターン
  • シフトパターン
  • 労使慣行(長年続いている不文律の習慣)
・・・課題の抽出&整理
  • STEP1を踏まえての
  • 顕在的課題
  • 潜在的課題
・・・改善策の提案&実行
  • STEP2で抽出した課題に対する改善案の作成
  • 優先順位の高い改善案の実行
・・・システムの設定、登録
  • 初期共通設定
  • 事業所情報
  • 組織情報
  • 従業員情報
  • 勤怠関連情報(休日、休暇、基本シフト、シフトパターン、有給休暇・・・)
  • 独自ルールの設定、登録(法的水準を満たすもの)
・・・給与計算の手順の再確認
・・・社内ルールの見直し
・・・勤怠の打刻機器の選択
  • 社員のスマートフォン
  • パソコン
  • タブレット
  • 生体認証打刻
・・・社員への説明会
・・・テスト運用
  • 現状の勤怠管理方法と並行して、信頼性・正確性の検証
  • 動作確認
  • 修正作業、追加作業(バグ出し作業)
  • 数ヶ月の検証後、正式の運用へ
・・・正式の運用、運用後のフォロー
  • 追加の登録
  • 設定の修正、変更
  • 運用支援

業務対応地区

【中国地方】-山口県広島県、岡山県、島根県、鳥取県

【九州地方】福岡県大分県熊本県、長崎県、佐賀県、鹿児島県、宮崎県、沖縄県

【四国地方】-愛媛県、香川県、高知県、徳島県

※ただし、下記の業務は全国対応が可能です。

【労働トラブル対応・解決業務】

  • 労働基準監督署の対応
  • 合同労組・ユニオン・労働組合の対応
  • 未払い残業代請求対策対応
  • セクハラ、パワハラ対応

【トラック運送業の賃金制度】

  • 2024年問題の対応・対策
  • 労働時間管理構築
  • 未払い残業代対策
  • 賃金制度構築(歩合給、固定残業)
  • 働き方改革の実務対応

【就業規則の作成・変更・見直し】

  • 固定・定額残業制度の導入
  • 退職金制度の設計

【労務監査(M&A合併を含む)】

  • 労働条件審査、セミナー講師
  • M&A合併、事業譲渡

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