クラウド型勤怠管理システムの導入支援

最近増えているのが、「自社でクラウド型勤怠管理システムの導入を進めていたが、上手くいかず頓挫してしている」というお問い合わせです。その内容は、安価な費用で飛びついたが、各種設定に戸惑って、結局利用せず数ヶ月が経過しているパターンです。

　クラウド型と、オーダーメイド型における最大の違いは、「導入～運用の各種設定」を自社で行うか、システム業者に任せるかによります。もちろん、クラウド型は自社ですべてを行う必要があります。

　さまざまな業種、職種、勤務形態の会社が利用されることを想定してシステムが作られているので、自社の判断で機能の取捨選択をする必要があります。塗り絵を完成していくようなイメージでしょうか。絵の輪郭は用意されているが、各パーツを何色にするかを選択して最終的に絵が完成するのと同じように、用意された機能を選択し各社各様のクラウド型勤怠管理システムを完成させます。

　塗り絵では絵に関する知識が無くても、感覚・直感でもさほど問題にはならないでしょうが、クラウド型では関連知識が必要となります。その知識は、「システム」に関する知識もさることながら、「労働基準法」を始めとする労働法の正しい理解が求められます。これ次第で、クラウド型の完成度が違ってきます。

　完成度の低いクラウド型のままで運用した場合では、出力される「勤怠データー」も信頼度の低いデーターとなります。その結果、正確な給与計算結果が得られず、社員の不信感、計算のやり直しが生じます。

　さらには、正確な残業時間が拾えないことによる「未払い残業代」が発生することが、企業の大きなリスクとなってきます。残業代請求の消滅時効が５年（経過措置で３年）に延長されたインパクトは、企業経営（特に中小企業）の根幹を揺るがすものです。

なぜ、クラウド型の導入が多くの企業で進んでいるのでしょうか？

　やはり、コンプライアンス（法令遵守）の対応ではないでしょうか。
従来のタイムカードや自己申告制度の運用でも、勤怠データーの把握は可能です。
しかし、違うのは附帯する機能です。
下記にまとめてみました。

　クラウド型勤怠管理システムは、契約日から則運用という訳にはいきません。「システムの設定」と、「記録端末の選択及び設定」が必要とされるからです。

タイムカードであれば、取説を見て注意事項を確認、そして多少の設定を行えば納入日から運用は可能でしょう。
出社時刻、退社時刻を記録するのが主目的ですから、機能は絞られシンプルです。

クラウド型は、タイムカードでは判別できない労働時間の処理をシステムで行い、そのデーターを「給与計算ソフト」で利用できるようにするのが主目的となります。なるべくシステムで「自動処理」の工数を増やすには、一手間掛ける必要があります。この一手間が、システムの機能を最大限に引き出し、事務作業の効率化に寄与することになります。

　システムの導入には、以下に掲げる知識・スキルが一定程度必要とされています。