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今なぜ、クラウド型?

今なぜ、クラウド型勤怠管理システムなのか

クラウド型勤怠管理システムのイメージ

弊所における創業支援において、出退勤管理の方法についての話になったときには、複数の選択肢の特徴を示し、「クラウド型勤怠管理システム」の導入を提案しています。

 多くの社長さんは、迷うことなく「導入したい!」と一つ返事です。導入メリット、費用を考えるとを選択する理由がないからです。また、事業承継で代替わりした新社長さんもその傾向が強いようで、労務管理の効率化、デジタル化対応の想いが強いのが要因ではないでしょうか。

 大企業、中小企業と企業規模を問わず、ブレイクしている理由は沢山ありますが、一言で伝えるなら

「社員スマホタイムカード大変身!」
 
ってことでしょうか。

 働き方改革関連法が施行された2019年4月以前より、このシステムは認知されていましたが、導入が加速したのが、やはり2019年4月以降です。さらに加速度を増したのが新型コロナ感染症により、在宅勤務が急速に普及した2020年4月以降です。

 今では、数十社のベンダーが乱立しています。世の常ですが、今後は大手数社に絞られてくるのではないでしょうか。

 いったんシステムを導入すると、長いお付き合いになるので、サービス停止、事業廃止というアクシデントを回避すべく、ベンダー選びもしっかりと行う必要があります。

 さて勤怠を記録するツールとして、まずは「タイムカード」を思いつく経営者は多いと思います。今だ多くの企業さんで使われ、昭和・平成と大活躍しました。平成では、「パッケージ型勤怠管理システム」が台頭しましたが、高価でかつ管理者が必要なこともあり、中小・零細企業ではあまり普及しませんでした。

 そして時代は令和に入り、タイムカードの導入は急速に減少し、それに取って代わったのがクラウド型の「勤怠管理システム」なのです。 

【勤怠管理の手段-時代の変遷】

年代

勤怠管理の手段メリットデメリット

昭和

出勤簿→ タイムカード

・運用が簡単

・安価

・修正が難しい

・時間集計が面倒

・打刻忘れに未対応
・給与計算とのデーター連係が乏しい

平成パッケージ型
勤怠管理システム

・機能は豊富

・自社専用システム可能

・法改正の更新が必要

・高価

・打刻の場所が限定的

・時代はクラウド

令和クラウド型
勤怠管理システム

・初期コストなし

・コストは従量制

・法改正は自動更新

・新機能も随時更新

・打刻装置の選択が豊富

スマホから打刻可能

・外出先から打刻可能

・有給休暇も管理可能

・働き方改革に対応

・シフト作成が可能

・各種の雇用形態に対応

・リアルタイムで確認

・打刻忘れに対応

・給与とのデータ連係

・勤怠データの自動集計

・ペーパーレスに寄与

・労基法の知識が必要

・システムのクセを理解する必要あり

・各種設定は自社が行う

・ベンダーの選択に迷う

如何でしょうか。

 業者の回し者じゃないですが、現状においては勤怠管理の記録ツールとしての優位性は一歩も2歩も先を走っていると感じています。

 あらゆるシステムのクラウド化が、この「クラウド型勤怠管理システム」の導入を後押ししているのでしょう。これは、労務管理全般作業のDX(デジタル・トランスフォーメーション)化に自ずと繋がっていきます。

勤怠データーが、給与計算、その先のネットバンキング・WEB明細へ、さらに入退社を始めとする各種手続業務、その先の電子申請(e-gov)へと、あらゆる場面で1本の串に刺さったように活用されるのです。これは単なるデジタル化ではなく、総務業務DX化の一例で、業務の効率化、ペーパーレス化に寄与することになります。

もう一つの視点(法的規制強化)

労働時間の把握義務は、使用者にあります。労働基準法には、直接的な表現ではないですが、以下のように規定されています。

●労働基準法108条(賃金台帳)

使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。

その他厚生労働省令で定める事項が、以下の施行規則に規定されています。

●労働基準法 施行規則54条

使用者は、法第108条の規定によつて、次に掲げる事項を労働者各人別に賃金台帳に記入しなければならない。

1.氏名

2.性別

3.賃金計算期間

4.労働日数

5.労働時間数

6.時間外労働、休日労働、深夜労働を行った時間数

~以下、省略~

 上記の2つの条文は、「使用者は、・・・記入しなければならない。」と規定されています。把握とは、規定されていません。もっとも、把握しなければ正確な労働時間は記入できないのですが・・・

 そこで、もう少し法的根拠が欲しいところです。法律ではないですが、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」において、使用者の労働時間の把握義務が規定されています。

●労働時間把握ガイドライン(略称)のポイント

 始業・終業時刻の確認・記録

 使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・ 終業時刻を確認し、これを記録すること。

 始業・終業時刻の確認および記録の原則的な方法

  使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として 次のいずれかの方法によること。
(ア) 使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。
(イ) タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。

 賃金台帳の適正な調製

 使用者は、労働基準法第108条及び同法施行規則第54条により、労働者ごとに、労働日数、労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数といった事項を適正に記入しなければならないこと。また、賃金台帳にこれらの事項を記入していない場合や、故意に賃金台帳に虚偽の労働時間数を記入した場合は、同法第120条に基づき、30万円以下の罰金に処されること。

~~~~​~~~~​~~~~​~~~~​~~~~​~~~~​~~~~​~~~~​~~~

ガイドラインでは労働時間の把握方法の原則は、

(1)使用者の現認
  使用者自ら、あるいは労働時間管理を行う者が、直接確認すること。
(2)客観的な記録
  タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基本情報とし、必要に応じて、例  
  えば使用者の残業命令書及びこれに対する報告書など、使用者が労働者の労働 
  時間を算出するために有している記録とを突き合わせることにより確認し、記 
  録すること。

自己申告は、あくまでも「やむを得ない」ときに限定しています。出勤簿にシャチハタを押印して、残業を自己申告させるケースでしょうか。ガイドラインは、始業時刻、終業時刻の把握を求めていますので、出勤簿方式では、その対応は難しいのではないでしょうか。もっとも、今どき非効率な自己申告制度は昭和時代の遺物でもあり、また使用者側からすればリスクの高い記録方法とも言えます。

●労働安全衛生法66条8の3

 事業者は、第66条の8第1項又は前条第1項の規定による面接指導を実施するため、厚生労働省令で定める方法により、労働者(次条第1項に規定する者を除。)の労働時間の状況を把握しなければならない。

この条文は、働き方改革関連法が施行された2019年4月に追加されたものです。上記の面接指導は、月の残業時間が80時間を超えかつ、疲労の蓄積が認められるときは、労働者の申出を受けて、医師による面接指導を行わなければならないと、労働安全衛生法で規定されています。

この条文の対象者は、高度プロフェッショナル(高プロ)を除いた全ての労働者に適用されます。そもそも、多くの地方都市には高プロ該当者がいないので、実務上は課長さん、部長さん等の管理監督者を含めた全ての労働者は、労働時間の把握が求められます

労働安全衛生規則52条の7の3

 法第66条の83厚生労働省令で定める方法は、タイムカードによる記録、パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録等の客観的な方法その他の適切な方法とする

ここでも、「客観的な方法」が出てきました。前出のガイドラインにも「客観的な記録」という記載がありました。自己申告は、限定された状況のみ可とするのは、労働安全衛生法、ガイドラインとも同じ考えです。 

最後に、労働時間の把握について法令上の義務を整理してみました。

項 目

労働基準法労働安全衛生法

法的根拠

法律条文に規定なし。但し、賃金台帳に労働時間を記入する必要有り。     (間接的に義務化)

労働安全衛生法で条文化し、法的義務が明確化。
   (安衛生法66条の8の3)

具体的方法

厚労省作成の「労働時間の適正な把握のためのガイドライン」に基づく労働時間管理。
    (行政指導レベル)

労働安全衛生法規則で「厚生労働省令で定める方法により労働時間の状況を把握しなければならない」を条文化。 (安衛則52条の7の3)

目 的

⇒残業代の未払い防止
    (給与計算を重視)

⇒従業員の健康管理
  (残業代の未払い防止にも)

対象者・一般の従業員
・深夜労働の管理監督者
全ての労働者(高プロは除く)

業務対応地区

【中国地方】-山口県広島県、岡山県、島根県、鳥取県

【九州地方】福岡県大分県熊本県、長崎県、佐賀県、鹿児島県、宮崎県、沖縄県

【四国地方】-愛媛県、香川県、高知県、徳島県

※ただし、下記の業務は全国対応が可能です。

【労働トラブル対応・解決業務】

  • 労働基準監督署の対応
  • 合同労組・ユニオン・労働組合の対応
  • 未払い残業代請求対策対応
  • セクハラ、パワハラ対応

【トラック運送業の賃金制度】

  • 2024年問題の対応・対策
  • 労働時間管理構築
  • 未払い残業代対策
  • 賃金制度構築(歩合給、固定残業)
  • 働き方改革の実務対応

【就業規則の作成・変更・見直し】

  • 固定・定額残業制度の導入
  • 退職金制度の設計

【労務監査(M&A合併を含む)】

  • 労働条件審査、セミナー講師
  • M&A合併、事業譲渡

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